Scegliere la location giusta per le nozze

Se hai deciso di sposarti, una delle scelte più importanti che devi fare, e che richiedono una tempistica più lunga di tutte le altre, è proprio la scelta della location, che poi sarà il set di tutto l’evento, perciò è fondamentale stabilire con precisione che tipo di location vogliamo.

l primo consiglio agli sposi?
Non farsi confondere dalla location solo per quanto sia bella, ma valutare bene il contesto di tutto l’evento: meglio delimitare la zona geografica e fare una ricerca che assecondi lo stile del matrimonio, il target dei nostri invitati e le loro esigenze, o la scelta culinaria del menù che realizzeremo. Certe location vanno prenotate anche due stagioni prima! La mia prima missione è questa, individuare il posto perfetto.

Se consideriamo la complessità dell’evento e tutti gli elementi che questo comprende (cocktail, banchetto, festa…), la location coinvolge gran parte del budget dell’evento, sarà l’elemento più dispendioso di tutte le nozze e, dato che la scelta dipenderà dalla disponibilità della struttura, dovrà essere la prima cosa alla quale pensare. Io ritengo che ci siano cinque step fondamentali per scegliere la location giusta. Attraverso questi 5 semplici passi, voglio guidarti in questa avventura senza che si trasformi in un’odissea.

Step 1: Ubicazione – Posizione geografica e accessibilità

Solitamente, la maggior parte delle coppie sceglie una location vicina al proprio luogo di residenza, ma alcuni decidono fare le valige e festeggiare il giorno più importante della loro vita in altre mete, in alcuni casi anche all’estero. In ogni caso, la posizione geografica deve essere di facile acceso in modo che gli invitati possano raggiungerla senza problemi. Informa i i tuoi ospiti sulle diverse modalità di arrivo, tenendo in considerazione tutti i mezzi di trasporto possibili e fornendo un servizio navetta per eventuali spostamenti di gruppo. E’ di fondamentale importanza, che l’arrivo nella location non si trasformi nel viaggio delle vacanze di Fantozzi!.

Fondamentale è anche la distanza dalla cerimonia: Cercate di ridurre la distanza tra il luogo della cerimonia e quello della celebrazione: potete cercare una location che includa una cappella se celebrerete un matrimonio religioso, o che sia casa comunale per ospitare i riti civili. Se preferite separare i due luoghi allora pensate alla possibilità di offrire un servizio navetta e semplici indicazioni per non obbligare i vostri invitati a passare troppo tempo in auto, o comunque una distanza che non superi la mezz’ora di viaggio in macchina.

Assicurarsi che ci siano hotel vicini: Ci sarà sempre qualche invitato che avrà bisogno di un alloggio dove dormire, visto che alcuni verranno da lontano mentre altri vorranno semplicemente festeggiare in tranquillità, senza la preoccupazione di come tornare a casa. Contattate quindi i possibili alloggi vicini e cercate di concordare un prezzo speciale per i vostri ospiti; l’hotel della vostra prima notte di nozze, potrebbe essere una buona opzione, oppure un agriturismo dove gli amici potrebbero sfruttare anche l’opzione di pernottare in appartamento, per godere di maggiore libertà.

Step 2: Struttura – Superficie totale e spazi

E’ necessario farsi un po’ di domande: Com’è la location? Quanto è grande? Di quante sale dispone? Ha il giardino? Fatevi tutte queste domande e pensate a cosa volete realmente. Non spendete troppo se non cercate un allestimento eccessivo, se invece la vostra idea è proprio quella, informatevi bene per sfruttare al meglio l’intera struttura. Tutto sta nel capire la proporzione di che tipo di evento volete realizzare.

Zone interne ed esterne: Le differenti sale possono aiutarvi a suddividere i vari momenti del matrimonio: dall’aperitivo al banchetto fino alla grande festa. In quanto al giardino, è fondamentale che sia adatto a rendere tutto più arioso e rilassante, soprattutto tenendo conto del fatto che gran parte dei matrimoni si svolgono in primavera o in estate. Indipendentemente dalla stagione, date un’occhiata agli spazi esterni per capire se siete interessati ad utilizzarli o meno.

Facilità di accesso: Tenete in considerazione della varietà del tuo gruppo di invitati (bambini piccoli, parenti anziani, etc…) informatevi sulle modalità di accesso ai differenti spazi della location scelta. Le persone anziane, gli invitati disabili, i bambini e i passeggini non sempre hanno vita facile al momento di dover accedere ad alcuni luoghi, non tenerne di conto sarebbe davvero un disagio e un danno per la riuscita del vostro matrimonio perfetto. Anche le indicazioni stradali, sono fondamentali perché nessuno si perda o si confonda durante la giornata, evitare ritardi di questo tipo, farà si che la scaletta del vostro evento sia rispettata alla perfezione, e non dovrete organizzare squadre di ricerca degli ospiti dispersi!.

Spazi per la cerimonia: Se optate per un matrimonio religioso esistono location con cappelle, parrocchie e spazi sacri da poter utilizzare. Per i matrimoni civili invece, esistono sale, giardini e altri luoghi destinati a questo tipo di eventi. Verificate che la location contempli anche questa possibilità, con il location manager o consultando gli uffici comunali.

Alternative in caso di mal tempo: Il fattore climatico, è la più grande e temuta incognita in un matrimonio. Nessun wedding planner potrà mai combattere contro il clima, ma potrà gestirlo con un ottimo piano B!. Non vi fate trovare impreparati. Non fidatevi delle previsioni meteo e cercate una location che sia provvista di alternative in caso di imprevisti. Con le giuste precauzioni il panico non prenderà il sopravvento.

Step 3: Location in esclusiva – Celebrazione di più matrimoni

Informatevi se nella location che avete scelto si celebrano più matrimoni contemporaneamente. È importantissimo sapere se avrete a disposizione tutti gli spazi o solo alcuni per organizzare al meglio l’allestimento, e naturalmente per sapere se in quella location ci sarete soltanto voi.

Livello di privacy: Nel caso in cui condividiate lo location con altre feste, fatevi mostrare quali sono gli spazi a voi dedicati e se questi vi offrono la privacy adeguata. Scegliete la struttura anche in funzione di questo aspetto… che sicuramente si tradurrà anche in un minor costo, ma badate bene, questo non dovrà sacrificare l’intimità e la privacy del vostro matrimonio. Ci sono location molto grandi che possono ospitare più eventi garantendo privacy ed esclusività.

Esclusività del tempo a disposizione: Tutte le location hanno degli orari da rispettare, ancor di più se organizzano diversi ricevimenti contemporaneamente, o se ne hanno uno subito il giorno dopo. In questo caso dovrete informarvi sul tempo a vostra disposizione considerato che molte location impongono limiti di spazio e di orario.

Step 4: Numero di invitati – Numero minimo di invitati

Molti spazi permettono la celebrazione di qualsiasi tipo di matrimonio, piccolo o grande che sia, tuttavia ci sono strutture che non accettano matrimoni eccessivamente ridotti a causa della loro ampiezza. Dato che il numero degli ospiti incide molto sul tipo di matrimonio, chiedete quale sia il numero minimo permesso e valutate quindi se la location è adatta al vostro evento. Non invitate persone in più solo per fare numero, non dovete adattarvi alla location, ma deve essere quest’ultima adatta a voi.

Capienza della location: Allo stesso tempo è necessario sapere il numero di ospiti che può accogliere la location; ci sono matrimoni talmente numerosi che non possono essere organizzati ovunque. Se contate su un gran numero di ospiti, o la presenza di molti di esi è ancora in dubbio, meglio assicurarsi che ci sia abbastanza posto per tutti, in modo da non dover rinunciare a qualche invitato.

Se degli invitati non si presentano, che succede?

In questo senso è utile sapere se esiste la possibilità di recuperare la quota di chi all’ultimo momento non ha potuto partecipare o se si dispone di uno sconto. Molte location sono flessibili riguardo questo aspetto, quindi non esitate a chiedere prima di ritrovarvi di fronte al problema. Solitamente si tendo a dare il numero di ospiti definitivo circa cinque giorni prima, e si può stabilire uno sconto per gli assenti dell’ultimo minuto

Con quanto anticipo vanno confermati gli invitati?

Questa informazione vi servirà per stilare la lista degli invitati, quando verrete a conoscenza della data limite dovrete essere preparati per dare un numero preciso. Questo dato, vi permetterà anche di fare una selezione delle location, partendo proprio dalla capienza. Se la location che avete scelto ha delle regole rigide riguardo questo tipo di informazione, e ancora non avete un numero preciso, forse dovreste rivolgervi ad una struttura più flessibile anche per quanto riguarda l’inserimento o l’esclusione di invitati.

Step 5. Gli extra – Decorazione dello spazio, illuminazione…

Molto importante. Se ne occupa lo staff della location o dovete ingaggiare un servizio a parte? Tenete in considerazione che molte strutture lo aggiungono come servizio extra quindi il prezzo potrebbe variare. Chiedete se potete avvalervi del vostro wedding planner per questi servizi accessori, anche se la struttura dispone di un proprio servizio di decorazione e illuminazione. Se vi avvarrete del servizio di addobbi della location, chiedete se potrete intervenire durante questo processo o se sarete obbligati a seguire le loro direttive. E’ molto importante, che possiate gestire in autonomia i vostri fornitori, per un migliore risultato.

Servizio di montaggio: Al momento di stabilire l‘ordine dei tavoli, assicurate di poter seguire il vostro progetto e la disposizione dei differenti spazi della celebrazione, assicuratevi un’ampia versatilità in modo che tutto sia di vostro gusto. Ogni coppia è un mondo che comprende le rispettive famiglie: dovrete assicurarvi di poter sistemare tutti nella maniera migliore anche se spesso ci sono delle limitazioni.

Sicurezza, parcheggi: Volete evitare l’intromissione di qualche estraneo? Informati sul servizio di sicurezza offerto dalla location: dal personale specializzato alle limitazioni d’ingresso. Informatevi sui servizi di soccorso disponibili nella location o sulla vicinanza e l’accesso alle strutture d’emergenza (ospedali, commisariati, vigili del fuoco ecc…); e ovviamente informatevi sulla possibilità di parcheggio tanto per le auto come per gli autobus che si occuperanno di accompagnare gli ospiti. Nel caso di mancanza di spazio dovrete pensare ad un piano B per semplificare l’arrivo degli invitati e non creare caos con il parcheggio. Non ultimo pensate ad un parcheggiatore/custode.

Assicurazione in caso di cancellazione: Quando si parla di matrimonio bisogna essere previdenti, visto che le spese saranno elevate non è il caso di rischiare. Anche se le probabilità sono molto basse possono sempre sorgere imprevisti che vi costringano, vostro malgrado, ad annullare la celebrazione. Per togliervi ogni dubbio verificate se la location dispone di un servizio di cancellazione che vi assicuri di recuperare anche solo un minimo di denaro in caso d’imprevisti. Come già detto, molte location non hanno regole rigide riguardo a questo aspetto, informatevi quindi e in caso d’imprevisti non perderete troppi soldi. Un’ottima soluzione, è una polizza di assicurazione sull’evento, che non ha costi esorbitanti, e vi farà dormire tranquilli.

Un errore da evitare?
Rinunciare al wedding planner! Non lo dico per difendere la mia categoria, ma per spiegare quanto ogni sposa abbia bisogno di una spalla. In quel particolare momento, tutta la buona volontà di mamme, sorelle e amiche, non potrà mai darti la visione oggettiva e sincera di un professionista. Il rischio di fare da sole, è sempre quello di strafare e organizzare cerimonie prive di equilibrio; un occhio esterno è indispensabile, anche nel look. L’abito deve renderti bella, non cambiarti i connotati: se fra make up e vestito il tuo fidanzato quasi non ti riconosce, è un problema!.

Come dev’essere scandita la giornata?
Meglio avere una scaletta, per capire come si intratterranno gli ospiti in ogni momento. Quanto tempo si dedicherà al cocktail, quanto al pranzo o alla cena, a che ora il taglio della torta… tutto dovrà essere fluido e rilassante: ricordando che per qualsiasi invitato, restare seduti a tavola più di due ore è il maggior timore.

I dettagli da non trascurare?
Distribuire equamente il budget: catering, dj, decorazioni, persino luci. Spesso vedo sposi che si concentrano sul menu e dimenticano completamente la musica, che in realtà è una delle basi del divertimento. Per gli stranieri, non a caso, è fra le prime voci. Bisogna creare un evento memorabile che resti nei ricordi degli ospiti, non solo offrire ottimi piatti, deve essere tutto armoniosamente orchestrato.

A prestissimo!

Tania Pracchia Santini

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