Ogni wedding planner ha un proprio metodo di lavoro e un personale approccio agli sposi, anche se le caratteristiche fondamentali di un wedding planner dovrebbero essere più o meno le stesse per tutti, ognuno è diverso e particolare, bisogna capire se si crea sintonia e fiducia.

Questa professione amata e bistrattata al tempo stesso, è molto poco conosciuta in Italia, è difficile far capire il nostro ruolo con chiarezza.

Per me , la chiarezza e l’immediatezza, sono caratteristiche imprescindibili. Ho la necessità di mettere la coppia a proprio agio, proprio con la chiarezza, l’analisi del problema e la soluzione su misura.

Di solito il primo contatto con gli sposi, è telefonico o a mezzo mail, o tramite i portali del matrimonio. In questa fase, mi presento brevemente e faccio qualche domanda veloce per farmi un’idea (a volte gli sposi hanno già le idee molto chiare, altre volte sono nel buio più totale e parecchio preoccupati), dopo chiedo agli sposi di riempire un questionario, che mi aiuterà nella fase successiva: il primo appuntamento, che non deve essere un appuntamento al buio (perchè la vita è piena di primi appuntamenti!).

L’incontro conoscitivo con entrambi gli sposi, è un momento per fare conoscenza, capire se possiamo lavorare insieme, analizzare le esigenze per creare le soluzioni su misura. E’ importante, che entrambi gli sposi possano esternare i loro desideri ed i loro dubbi, perché i punti di vista di entrambi gli sposi, hanno le loro peculiarità e sfumature.

Ciò che può sfuggire a uno dei due può essere invece ricordato dall’altro e potrebbero quindi venirvi in mente domande diverse e aver alla fine un quadro di valutazione più completo.

I miei incontri di solito durano almeno un’ora, per darvi un’idea.

Le fasi importanti del rapporto wedding planner sposi, sono sostanzialmente queste:

Definire il Budget

Durante l’incontro pongo diverse domande per capire come immaginate il vostro matrimonio. Molto spesso, gli sposi hanno idee non definite, e non sono in grado di capire che budget necessita al loro evento.

Ho bisogno di avere più informazioni possibili su di voi, capire quali sono le reali necessità, i dubbi da chiarire e comprendere al meglio quali sono gli aspetti a cui dare più importanza e quali possono passare in secondo piano. Quest’ultimo punto mi occorre soprattutto per la suddivisione del budget che è sicuramente la parte più “delicata”.

E’ importante cercare di definire quali saranno le voci alle quali dedicare una spesa maggiore e quelle in cui potremmo chiudere un occhio per vagliare diverse possibilità e consigliarvi al meglio, non si tratta di dare meno importanza a qualcosa, anzi, si tratta di ottimizzare sulle cose secondarie per evere più margine di manovra sugli aspetti più importanti.

Come capire che budget avete?

• Date un’occhiata alle vostre disponibilità per l’evento.
• Cercate di valutare che disponibilità di aiuto economico potete avere da altre fonti come la vostra famiglia di origine. Oppure valutate di fare dell’intero evento una lista nozze.
• Calcolate un’oscillazione del 10% per varie ed eventuali; perchè può capitare che vi innamoriate di un aspetto in particolare e siate disposti a spenderci qualcosa in più.

Vi posso assicurare che se riuscirete a stabilire un budget reale e consapevole, le voci di spesa verranno ripartite in modo più corretto e preciso e senza perdervi a metà strada (magari perché non avevate valutato alcuni aspetti che successivamente nel mentre dell’organizzazione vi sono venuti in mente).

Naturalmente, il vostro wedding planner, lavorerà al vostro budget con voi, vi fornirà report e aggiornamenti durante tutto il percorso.

Distribuire il vostro budget in modo proporzionale è il compito più difficile, per questo me ne occupo io, per tenerlo sempre controllato. Tutte le volte che avrete un dubbio perché magari vi verrà in mente che volete un certo fornitore o servizio aggiuntivo, sono pronta a consigliarvi il meglio, valutando con voi il da farsi.

Le Informazioni di base:

Iniziamo dalle domande chiave, quelle che servono per partire. Avrò bisogno di sapere la data del grande giorno (questo ve lo chiederò già al telefono) e una scelta di date alternative, (vi consiglio di trovare un accordo e arrivare preparati su questo punto). Questo è importante prima di tutto per verificare la mia disponibilità, visto che io seguo personalmente tutti i miei eventi e per questo faccio un solo evento al giorno. Il mio modo di lavorare è focalizzato sul dedicarmi completamente e personalmente ad ogni evento, e successivamente in fase di preventivazione dei servizi, per sondare la disponibilità dei fornitori, e fare anche un piano di alternative. Lavorare senza questa informazione sarebbe lavorare a vuoto e non porterebbe risultati a nessuno di noi.

Definire le location per la cerimonia e i festeggiamenti

Location per la cerimonia
Altra domanda, dove? In che zona desiderate fare il ricevimento?

Che tipo di cerimonia avete scelto? Civile o Religiosa?

Se vi sposate in chiesa è necessario sapere nome della chiesa, indirizzo e se confermerete, un contatto telefonico di una persona di riferimento. (Sembra facile recuperarlo da sé ma per alcune chiese risulta ancora difficile reperire il contatto telefonico!)

Mi occorrono tutte queste informazioni, perché la location non dovrebbe idealmente essere a più di mezzora dalla chiesa, per cui mi aiuta a circoscrivere la zona. Diverso il caso in cui desideriate una cerimonia nella location del ricevimento, in questo caso mi sarà utile capire se cercate una cerimonia civile vera e propria o una cerimonia simbolica.

L’incremento di richieste di cerimonie e unioni civili, negli ultimi anni, diverse location hanno ottenuto il permesso dal comune di zona per questa celebrazione, ma non tutte. Ecco perché è importante saper fin da subito le vostre preferenze per sapere che location proporre e quali evitare. Se scegliete la cerimonia simbolica, potrete farla ovviamente ovunque. In questo caso possiamo considerare un celebrante professionista, oppure organizzarla coinvolgendo parenti e amici con riti particolari che renderanno la vostra cerimonia più coinvolgente ed emozionante.

Il Ricevimento:

Che preferenze avete per il vostro ricevimento? Quali sono gli aspetti più importanti per voi? La Villa Storica con il suo sapore di storia e il suo bel giardino fiorito, il Castello antico per sentirvi principesse, una location moderna, perché volete qualcosa di non convenzionale…

Ma soprattutto: quali sono i requisiti imprescindibili che deve avere la vostra location? A esempio, ci deve essere per forza la piscina? Vi piacciono le tensostrutture con lampadari di cristallo? Ci devono essere per forza delle camere per voi perché non volete orari e volete fermarvi per la notte? Ci deve essere un certo tipo di paesaggio, come quello collinare che offrono certi castelli? O preferite la magia e l’esclusività di una location sul mare o sul lago? Pensate anche ai vostri invitati, ci sono esigenze particolari per alcuni di loro e quindi bisogna valutare le barriere architettoniche? Queste domande mi aiutano ad individuare le location che avranno gli elementi che cercate.

Gli invitati:

Quanti invitati ci saranno? Questa è un’altra domanda importantissima per me, per valutare di proporre una location piuttosto che un’altra. Inutile proporvi una location con grandi sale da 200 persone se siete in 50… mi occorre anche per la valutazione del budget (sì l’aspetto budget confermo che è il punto cardine che tengo sempre presente).

Valutate bene chi volete invitare, se volete che ci siano bambini o meno, se ci sono ospiti con intolleranze alimentari, se ci sono disabili e anziani che necessitano di particolari attenzioni.

Valutte inoltre, se per voi è importante invitare tutti perché volete condividere il vostro giorno (parenti anche più lontani che non vedete mai, colleghi di lavoro, amici conoscenti…), oppure preferite qualcosa di più intimo con parenti e amici stretti. Vi servirà avere le idee più chiare possibile per avere un numero indicativo (non preoccupatevi il numero definitivo fluttua sempre del 10% fino all’ultimo), almeno per avere i preventivi del catering e, ripeto, cercare la location con gli spazi più adatti.

Definire Stile e Tema:

Lo stile dell’evento, ci dirà quale location, quale allestitorw e anche quale catering scegliere. Candelabri e fiori? Uno stile rustico? Uno stile pulito essenziale e moderno? O cascate di fiori? Un classico bianco? Ho bisogno di saperlo perché lo stile deve intonarsi a ciò che cercate e alla location! Se avete delle foto di qualcosa che vi ha ispirato mostratemele, le immagini tratte da Pinterest sono magnifiche, ma non sempre sono poi realizzabili.

Lo stile sarà una parte che poi studieremo a fondo, progetteremo e personalizzeremo le vostre idee con bozzetti diversi, per trovare la giusta soluzione. Sarà il colpo d’occhio, a partire dalla partecipazione fino al menù sulla tavola.

Varie ed eventuali… ovvero tutto il resto che rimane da fare!

Ci sono altri dettagli che vi chiederò ed emergeranno parlando insieme. Ogni coppia è diversa ma sicuramente se arrivate già un po’ preparati sui punti che vi ho descritto potrò poi concentrarmi al meglio!

So che un’ora può sembrarepoco tempo, ma il primo incontro è sempre il più faticoso!. Per questo il mio consiglio è ascoltatevi, cercate di sentire se vi trovate in sintonia con me, chiedete anche le cose più stupide e scontate, rilassatevi perchè non siete sotto esame, e se pensate che abbia compreso la vostra visione di come volete il vostro giorno, se sentite che volete affidarvi alla mia professionalità, allora è arrivato il momento di cominciare il nostro viaggio!.